上海陆同律师事务所接受X有限公司的委托调查其全资子公司的违法违规问题。笔者以XX涉嫌违法违规问题为切入点，结合走访调查结果，对该案中折射出的该公司合规管理制度中存在的问题进行法律分析。

本文分为三部分，第一部分，对XX涉嫌职务侵占罪案件进行案情简述；第二部分，剖析该案中折射出的贵司合规管理制度存在的问题；第三部分，对折射出的问题提出法律建议。

一、XX涉嫌职务侵占罪案件案情简述

XX系该公司全资子公司某公司的湖南省区经理，在其任职期间，其作为发起人，以办公支出、举办省级活动为由，要求经销商向公司申报本不存在的陈列费、促销费等市场促销费，通过大区核报流程，XX再利用自己的审批权限通过相关申请，导致公司将对应金额的货物发运至经销商处，后XX利用自己的经营管理权，谎称公司财务制度要求，指令经销商将对应货物的款项汇至其助理处，其助理再按照XX的指令将钱款转出至XX的个人银行账户和微信账户。XX行为过程表象为经销商申请相关费用，XX提供审批便利，后经销商给予XX款项，其特征与一般的商业返点和商业贿赂有相似处，但不同之处在于XX案中并不存在经销商申报的市场促销费，而是XX用虚假的审批事由套取公司下拨的市场促销费用于其他办公消费和个人消费，整个操作流程从未得到过公司授权认可。故，XX案件的本质是XX运用自己的职务便利，假借名目套取公司下放的市场促销费并占为己有，从而给公司造成财产损失。

另，经律师走访调查发现，在正常统筹分配市场促销费过程中，XX仅根据关系的亲疏远近向地区分配市场促销费，导致整个分配过程不公开、不透明，无客观标准，全凭其主观意愿，导致地区人员及经销商得不到公平公正的对待，积怨较大。该过程反映出公司财务制度、审计制度、审批制度和监管制度不完善，长此以往不利于公司的向好发展。

综上，XX案件的发生，系其抓住公司制度漏洞，实施涉嫌职务侵占罪的行为和其他违规行为，从而造成了该公司重大的经济损失以及不良的商誉影响。同时该案件也反映出该公司在公司合规管理制度方面存在的问题。

二、XX案件折射出的公司各销售层级和市场促销费核报流程制度方面存在的问题

（一）公司各销售层级中存在的问题

1.地区销售人员层级：地区销售人员作为内部与外部的连接通道，是经销商与公司之间沟通的桥梁，其工作职能主要是将公司的销售任务及方案精准的传达给各经销商，同时将各经销商的意见向上反馈给公司。从XX事件中可看出，该公司地区销售人员并未履行好自己的职责，不仅“下达”出现问题，“上传”亦做得不到位。

存在的问题：XX案件中，省级销售人员越过地区销售人员或经其信任的地区销售人员，让经销商以承办活动、会议或投放广告等形式向公司申报市场促销费，公司将市场促销费通过货物的形式发往申报活动的经销商处，经销商再将货物变现，将钱款返回到省级销售人员的手中，经此程序该笔市场促销费便脱离了公司的掌控，成为省级销售人员可独立使用的未体现在账面上的钱款。而在这一过程中，地区销售人员或处于“帮凶”位置，出现“两耳不闻窗外事”的不作为情况或因XX权力过大导致无法作为的情况。地区销售人员作为经销商和公司沟通的桥梁，桥梁断裂，导致经销商的意见无法传达至公司，致使公司长期处于受蒙蔽的状态，最后造成公司财产损失。

2.省级销售管理层级中存在的问题：省级销售管理人员是整个内部经营管理体系中最重要的组成部分，是基层管理的第一道防线，若其监守自盗，则公司必然无法长久发展。目前贵司的省级销售管理人员享有的权力包括但不限于，市场促销费的调配使用权及审批权、地区销售人员及省级销售部门工作人员的人事任免权等。

存在的问题：在XX案件中，省级销售管理层级享有的权力过大，虽公司下放权力的初衷是为了公司销售业绩的考量，但在公司规模不断扩大，销售业绩持续向好发展的过程中，无任何制度和监管约束或缺乏相应有效的约束手段的权力，无疑成为损害公司利益的利刃。权力寻租、公司内部腐败，终将触及公司的成本收益阈值。

3.大区销售管理层级中存在的问题：大区销售管理人员的主要职责是与省级销售管理人员沟通，对省级销售管理人员进行约束、管理，对大区内的工作台账、人员等进行定期或不定期的巡查、考核等，同时将省级销售管理人员反馈的销售或经营管理问题上报至公司。

存在的问题：在XX案件中，大区销售管理层级仅看销售数据，做书面工作，未对数据的真实性进行甄别，未真正掌握大区内的实际销售情况，工作流于表面。大区销售管理层级作为大区核报流程的最终决策者，未发挥实质性作用，未尽到大区管理者应尽职责，最终导致公司利益受损。

（二）公司市场促销费核报流程制度方面存在的问题

市场促销费包含科目明晰，但核销费用时所需提供证据不完善，给了部分员工钻制度漏洞的机会。如大部分市场促销费在核销时无需提供发票，当然实践中存在大量无法提供发票的情况，但对于无法提供发票的市场促销费科目就要提供其他多组证据佐证该笔费用的实际支出情况，从而减少伪造支出、侵占公司财产的空间。

针对XX案件折射出的公司各销售层级和市场促销费核报流程制度方面存在的问题，律师将提出以下意见和建议，供贵司参考。

三、针对贵司目前存在的合规问题的法律意见和建议

（一）转变思想观念，对腐败“零容忍”

虽然打击腐败会增加公司成本，但千里之堤毁于蚁穴，为公司长远发展，反腐败的态度必须要明确。过去公司内部放宽腐败底线，担心腐败事件被对手利用并加以攻击，或出于公司收益成本的考量，一般对贪腐做低调处理，不上升到刑事层面。这其实进一步降低了员工的犯罪成本预期，降低了腐败成本。预期的犯罪成本越低，犯罪收益就越大，贪腐就会越严重。同时，将贪腐等同于奖金激励或成为行业潜规则，但这实际为一种误区。贪腐的激励作用在特定时候存在，且呈现边际递减。更重要的是，贪腐，对自由竞争造成杀伤，降低了福利效率，是公司的净损失。同时，对腐败态度暧昧不清的企业，也会导致企业不正之风，打击员工的积极性，优质合作商的流失。因此，公司观念的转变尤为重要，公司公开高调反腐，将反腐常态化、制度化，才能在一定程度上让员工重视公司贪腐的法律风险，才能在员工心中划定一条高压红线。

第一，可要求员工签署《廉洁承诺书》，为员工种下廉洁反腐的心锚。

第二，针对新老员工的不同和岗位职能的不同，制定区别化培训方案，定期进行廉政反腐培训。

第三，可创建专门的公司廉洁微信公众号进行定期宣传教育，公布公司内部反腐成果，主要涉及内容为职务侵占、以权谋私、向商家索贿等。

（二）建立监管体系，助力廉政监督

第一，公司内部可设立专门的廉政部门，且独立于审计部门，例如互联网巨头公司阿里建设廉政，百度组建职业道德委员会，美团则有重案六组，360设立监察部等等。该部门不隶属于任何业务部门，直接向最高管理层汇报工作，核心成员可由法律、审计等多类型专业人员共同组成。定期和不定期的对公司重要部门或人员进行廉政调查。

第二，建立独立的沟通反馈渠道。若经销商发现地区销售人员、省级销售层级，甚至大区销售层级人员存在腐败行为，可通过监督举报电话或APP、微信公众号、微信小程序等进行投诉举报。该反馈渠道终端即为公司设立的专门的廉政部门，不经过任何其他业务部门，且做到严格保密，打消经销商的后顾之忧。同时，在经核实后，确存在腐败问题的，可给予经销商合作优先权或其他鼓励机制。

若公司内部员工，如地区销售人员、其他工作人员发现存在腐败现象的，可通过公司内部OA系统，进行检举。该渠道终端亦为公司的廉政部门，经廉政部门核实检举材料后，若确存在腐败现象，则给予检举人一定金额的奖励，奖励金额可根据贪腐情况的严重程度有所差别。

必须做好“吹哨人”的信息保密工作。首先，应当限制知情人，对于检举人的信息和检举信息可由廉政部门指定专人管理，其他个人和部门无权接触。其次，确保受理举报和处理举报的部门一致，且进行核实工作时，不能暴露检举人的信息。

必须做到及时反馈。首先，廉政部门在核实检举信息后，应当及时向公司最高管理层反馈，帮助其判断当前腐败形势，进行下一步工作部署，工作安排上可暂时规避涉事部门和人员，便于线索可以及时有效的跟进和处理。其次，廉政部门还应当向检举人反馈，使其及时获得举 报跟进的保证，提升其对公司的满意度，同时，也可避免举报人重复举报、多头举报。通常应尽快给予检举人举报进度的答复，后续应就问题查实情况通过电话、邮件回访及时进行反馈。最后，公司可视情况公开腐败问题。“主动曝光”增加威慑警示作用，倒逼公司员工遵纪守法，增加公司信赖利益。

（三）严格流程设计，减少腐败滋生

第一，针对公司市场促销费核销规定，虽有明晰的下属科目，但核销时提交的作证材料较少，部分员工钻了制度漏洞。另，若发现问题时，线索材料、证据材料较少，不利于公司查实问题。

核销陈列费，可增加提交材料：门店营业执照、门店门头照片、商品陈列照片、门店具体位置信息、门店经营者身份证复印件（或姓名及身份证号）及联系方式、收据（门店经营者签字）。

核销活动费，可增加提交材料：可按照地区不同，划定活动费金额。大金额的活动费：制作宣传牌（宣传牌机打年月日期和活动名称）、至少三张的多角度现场照片（均需包含宣传牌、现场工作人员、消费者等）。小金额的活动费：至少三张的多角度现场照片。

核销广告费，可增加提交材料：公司提供广告制作合同模板由广告公司盖章或签字、广告费发票。

核销会议费，可增加提交材料：场地租金及餐饮金额发票。

核销物料费，可增加提交材料：物料发放的物流信息、物料申请人和签收人的签收单据。

第二，针对地区及省级销售层级必然产生的办公经费，如耗材等费用，依据公司财务制度，进行办公经费的申报。

第三，针对临编人员费用支出问题，公司可进行实地走访，核查临编人员数量，根据地区的不同，制定不同的临编人员名额及费用，依据公司财务制度，走固定申请渠道。

（四）加强制度建设，强化反腐力度

第一，制定走访调查制度。公司应定期或不定期对各经销商进行走访，深入基层，了解经销商的诉求，同时可将对经销商的走访中经销商所反馈的地区销售人员的情况，在经核实的情况下，作为对地区销售人员的考核评判标准之一。

第二，制定明确的考核标准与制度，对地区销售人员进行定期考核，考核内容包括但不限于，地区销售人员对各经销商的了解情况、与经销商的沟通频率，对经销商反馈的问题的解决效率、对地区销售情况的掌握度等。考核结果与工资挂钩，增加地区销售人员的积极性。

第三，制定省级管理层级的岗位配置方案。省级销售管理人员作为省级层面的“一把手”，对于省级层面的工作内容最为清楚，因此其可向公司提出省级经营层面的岗位配置方案，最终由公司经实地走访后，确认相应的岗位配置方案并交由省级销售管理人员具体执行。该过程中，公司需注意省级销售管理人员提出的方案是否符合相关制度规定，如财务人员至少两名等。省级管理层级及以上层级不允许出现“编外”岗位和“编外”人员。

第四，取消省级管理层级的人事任免权。省级销售管理人员有省级经营岗位人员的提名权，但相应人员的任免权均在公司，同时，其中至少一名财务人员的劳动关系隶属于省级销售管理人员的上一级机构或上级机构。省级销售管理人员无地区销售人员的人事任免权，地区销售人员的人事任免权在公司，省级销售管理人员仅可监督地区销售人员的工作。从而规避任人唯亲的裙带关系。

第五，强化大区销售层级职责。大区销售层级应多下基层，实地考核，不能唯数据论，做到切实掌握大区内的销售情况。对省级销售管理人员上报的数据进行核实，定期或不定期巡查地区销售情况，多听地区销售人员和经销商的声音，从而起到监管省级销售管理人员的作用。大区销售层级的监管考核由公司人事部门、审计部门、廉政部门等共同监管。

综上所述，公司合规管理制度体系的形成不是一朝一夕之事，而是在公司长期发展进程中潜移默化形成的，公司内部通过公司管理人员与全体员工的配合共同推动公司合规文化的建设。同时公司应当辨识合规风险，针对高风险活动及事件，形成控制措施、补充控制措施或应急控制措施等。防控风险违规事件应当穿透组织管理防线，如此才能在这个充满风险的时代，推动公司稳步发展。